Zakładając swoją pierwszą działalność gospodarczą wiele rzeczy związanych z prowadzeniem własnej firmy może wydawać Ci się trudne. Sprawy podatkowe, Vat, zgłoszenia do Urzędu Skarbowego, deklaracje Zus, czy jednolite pliki kontrolne – jpk. Zapewne o wielu z tych pojęć słyszysz po raz pierwszy, co jeszcze bardziej może przytłaczać i zniechęcać do rejestracji firmy.
Sposobem na szybkie uporanie się z wyżej wymienionymi „trudnościami”, będzie nawiązanie współpracy z dobrym biurem rachunkowym, które pomoże w załatwieniu formalności związanych z rejestracją własnej firmy. W kolejnych etapach współpracy – będzie stanowiło natomiast nieodzowne wsparcie – rozwiewając wszelkie nasze wątpliwości związane z podatkami i prowadzeniem firmy.
Jak wybrać odpowiednie dla siebie biuro rachunkowe?
1. Lokalizacja biura rachunkowego
Najlepiej jeśli biuro doradcy podatkowego mieści się w Twojej miejscowości – co prawda istnieją telefony, jednak z doświadczenia wiemy że najlepszą metodą komunikacji w niektórych przypadkach jest kontakt osobisty. Wybierając biuro z tego samego miasta oszczędzisz sporą ilość czasu na dojazdy do siedziby kancelarii. Czas ten możesz przecież aktywnie wykorzystać na zarządzanie firmą lub jej promocję. Pamiętaj też, że przynajmniej raz w miesiącu musisz odwiedzić księgową w celu przekazania bieżącej dokumentacji firmy (faktury, rachunki itp.). Coraz więcej biur podatkowych wprowadza do swojej oferty możliwość odbioru dokumentów od klienta – co znacznie ułatwi Ci współpracę szczególnie w dużych miastach, gdzie korki uniemożliwiają szybkie przemieszczanie się pomiędzy dzielnicami. Osobiście, wolę jednak sam wpaść do księgowego i przekazać dokumenty. Zawsze jest chwila na wymianę paru zdań, czasem podeśle jakiegoś nowego klienta i rozwieje wątpliwości w sprawach podatkowych, które nie wymagały pilnego kontaktu wcześniej, a akurat teraz jest chwila żeby na spokojnie je omówić. Firmy odbierające dokumenty często wysyłają po ich odbiór np. praktykantów co skutecznie blokuje Ci wyżej wspomniane profity.
W niektórych kancelariach rachunkowych istnieje też możliwość przesyłania dokumentów on-line, co również stanowi wygodę – jednak czasem z powodów wyżej opisanych warto fatygować się osobiście.
fot. pixabay.com | cc0 | myriam fotos | Jak wybrać biuro rachunkowe, czym się kierować przy wyborze?
2. Cena prowadzenia księgowości
Usługi księgowe rozliczane są w oparciu o stawkę miesięczną. Jest to swego rodzaju abonament, który płacisz za możliwość korzystania z wiedzy i doświadczenia księgowej. Cena ta oczywiście zawiera rozliczenie podatku, spraw kadrowo płacowych, oraz sporządzenie niezbędnych deklaracji do ZUS i Urzędu Skarbowego.
Ceny usług księgowych kształtują się w zależności od miejscowości i renomy biura od 50 do 400 zł miesięcznie za prowadzenie ksiąg jednoosobowej działalności gospodarczej. Stawki te wzrastają odpowiednio przy zwiększonej ilości faktur lub jeśli w swojej firmie zatrudniasz kolejnych pracowników. Wszystko to wymaga większych nakładów pracy, tak więc oczywiste jest, że stawka za prowadzenie księgowości również jest wyższa. Z reguły nie powinieneś się tym przejmować – w końcu więcej pracy to przeważnie wyższe przychody z działalności – w związku z tym jeśli biznes się „spina” – wynagrodzenie księgowego powinno być dla Ciebie ważnym, ale mało znaczącym kosztowo wydatkiem. W końcu często bywa, że biuro swoim wsparciem przyczynia się do rozwoju Twojej firmy.
Warto wspomnieć jeszcze, że ceny usług księgowych zależą również od rodzaju prowadzonego biznesu i tak inna stawka będzie dla jednoosobowej działalności, inna dla spółek prawa handlowego np. spółki z.o.o. . Jednoznacznie wynika to ze zwiększonych nakładów pracy, sporządzania dodatkowych deklaracji, raportów, zestawień itp.
To jaką formę prowadzenia firmy wybrać (działalność, czy spółka) powinieneś przedyskutować z księgowością. Forma ta powinna być adekwatna do rodzaju i skali działań, które chcesz prowadzić pod firmą. Najczęściej pomysł, aby z pomocą spółki z o.o. uciec przed ZUS jest błędnym założeniem. Dlaczego? Tą kwestię z pewnością wyjaśni Ci biuro z którego usług księgowych zamierzasz skorzystać.
3. Reprezentowanie firmy przez Biuro Rachunkowe przed US i ZUS
Reprezentowanie Twojego biznesu przed różnymi instytucjami w tym US i ZUS, to bardzo wygodne dla Ciebie narzędzie pozwalające oszczędzić Ci czas i czasem niepotrzebne stresy. Reprezentowanie takie odbywa się na zasadzie udzielonych pełnomocnictw, które załatwisz przy podpisywaniu umowy o współpracę ze swoim biurem.
Dzięki takim pełnomocnictwom, Twoja księgowa będzie mogła załatwić formalności np. rejestracji Twojej firmy, złożenia odpowiednich deklaracji, czy reprezentowania Cię w czasie kontroli z Urzędu Skarbowego. To dobre rozwiązanie, które powinno być jednym z wyznaczników przy wyborze oferty biura. Fakt, że w zasadzie 90% biur rachunkowych w kraju korzysta z tego rozwiązania znacznie ułatwia Ci wybór.
4. Renoma biura rachunkowego
Usługi księgowe jak każda branża, mają swoich liderów. Do najlepszych doradców ustawiają się długie kolejki tym samym skutecznie windując ceny za godzinę konsultacji księgowej. Oczywiście, dobre biuro – nie musi być drogie i odwrotnie. Ważne, aby wybrać dobrze. Jak to zrobić? Najprościej oczywiście skorzystać z systemu poleceń. Jeśli jakiś znajomy przedsiębiorca korzysta z usług danej księgowej – na pewno ma już wyrobione zdanie na temat współpracy. Co ważne, warto zasięgnąć informacji przynajmniej z dwóch źródeł, bowiem opinia jednej osoby może być bardzo subiektywna, przez co zakłamująca rzeczywistość.
Opinie o biurach rachunkowych z łatwością możesz też sprawdzić w internecie, jednak tu należy uważać na tzw fałszywki, których w polskiej sieci niestety jest pełno.
Dobra opinia o biurze jest bardzo ważna, niejako warunkuje bowiem pewne aspekty współpracy. To czy księgowa jest dyspozycyjna i odbiera telefony w nagłych sytuacjach, a przynajmniej oddzwania w najszybszym możliwym dla siebie czasie jak dla mnie jest elementem priorytetowym. Oczywiście, nie możemy wymagać że ktoś za kwotę 150 zł brutto, będzie do naszej dyspozycji przez 8 godzin każdego dnia. Jeśli jednak nie nadwyrężamy uprzejmości biura – nie powinni mieć problemu z odebraniem telefonu od nas nawet o niestandardowych godzinach.
Wiedza i doświadczenie, to również wart odnotowania element od którego powinniśmy uzależnić współpracę. Przepisy podatkowe zmieniają się niestety bardzo często, a wprowadzane zmiany potrafią wywrócić niejeden biznes do góry nogami. Dobra księgowa jest na bieżąco z wszelkimi procedurami, dzięki czemu zdejmuje z Twoich obowiązków pokaźny kawałek obciążenia.
5. Ubezpieczenie OC
Ubezpieczenie OC jest dla biura rachunkowego niezwykle istotnym elementem. Na podstawie umowy, którą podpisujesz na początku współpracy księgowa odpowiada przed Tobą za ewentualne błędy i nieścisłości których dopełni się w Twoich rozliczeniach. To ważne, bo Urzędy Skarbowe choć są często wyrozumiałe, potrafią za rzeczowe błędy nałożyć srogie mandaty. W takim przypadku dobrze mieć księgową, która od tego typu odpowiedzialności posiada stosowne ubezpieczenia.
Podsumowując, jak wybrać biuro rachunkowe i co wziąć pod uwagę przy jego wyborze?
- Opinia i renoma biura
- Wiedza i nadążanie za zmianami w podatkach
- Cena
- Lokalizacja w tym samym mieście
- Ubezpieczenie OC
- Pełnomocnictwa reprezentacji przed US i ZUS
- Dyspozycyjność i dobry kontakt
tagi: jak wybrać biuro rachunkowe, księgowość, usługi księgowe
